Resumir un contrato, mejorar un correo o preparar un informe con inteligencia artificial puede ahorrar tiempo. Pero introducir datos de clientes o de la plantilla en una herramienta externa exige revisar previamente para qué se utilizarán y qué garantías ofrece el servicio.
Antes de copiar y pegar, identifica los datos
Un nombre, una dirección de correo, una fotografía o una referencia que permita reconocer a alguien son datos personales. Sustituir el nombre por una inicial no anonimiza el documento si el resto del contenido permite identificar a la persona. Como primera medida, utiliza ejemplos ficticios y elimina los datos que no sean necesarios.
Cinco comprobaciones para tu organización
- Finalidad y base jurídica: determina qué tarea se realizará y si el tratamiento de datos está legitimado.
- Condiciones del proveedor: comprueba conservación, acceso a conversaciones y posible uso para entrenamiento. Una suscripción de pago no acredita por sí sola el cumplimiento.
- Funciones y contrato: identifica si el proveedor actúa como encargado y, cuando corresponda, formaliza el contrato del artículo 28 del RGPD.
- Ubicación y transferencias: revisa dónde se tratan los datos, los subproveedores y las garantías para transferencias fuera del Espacio Económico Europeo.
- Seguridad y revisión humana: limita accesos y verifica las respuestas antes de utilizarlas en decisiones o comunicaciones.
Una pauta práctica para la plantilla
Conviene disponer de una política interna que indique las herramientas autorizadas, los usos permitidos, los datos que no deben introducirse y a quién consultar. Los documentos sanitarios, denuncias internas o expedientes de personal requieren especial cautela y una valoración previa del tratamiento. Cuando sea probable un alto riesgo para las personas, deberá valorarse la necesidad de una evaluación de impacto.
En Mentora te ayudamos a revisar los usos de IA de tu empresa y a establecer pautas adaptadas a tu actividad. Cuéntanos qué herramientas utilizas y con qué información trabajas.
Fuentes: RGPD, artículos 5, 6, 9, 28, 32, 35 y 44 y siguientes. Texto del RGPD. Recomendaciones de la AEPD sobre chatbots.